如何写好一份给海关的报告?

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2023-05-22

在办理货物进出口申报的过程中,我们会碰到海关要求货主或者代理人就某个具体的事情做出报告说明,如价格说明,如贸易关系说明,如数量重量申报不符的说明.....等等。一份好的说明报告,对协助快速通关起到重要的作用。

如何写好一份说明报告,是进出口从业人员必须要掌握的基本技能之一。(本文所说的报告是指进出口申报现场因解释或者说明某个具体业务需要撰写的报告)

总体而言,给海关打的说明报告,也属于公文的一种形式。既然是公文,就要有讲究,不能毫无章法,不能随意拼凑。所以给海关打报告也要参照公文写作的基本要求,做到态度端正,用词恰当,事实清楚,立场清晰,言简意赅等五个方面。

再来讲讲给海关的报告一般需要展现的内容有哪些?一般而言分成七个部分。

第一部分为称谓,如致某某海关,表明报告的对象,明确的指向性。具体到某个海关,一般往上会有管辖海关,往下会有隶属海关或者科室部门等。称谓上要做到指向准确无误,一般不要求具体到科室。

第二部分就是表明身份,告知报告对象你是谁。如果是企业或者组织提交的报告,除报告企业或者组织的全称外,还要附带统一社会代码和地址,法人代表等,有必要还需要报告地址和联系方式。

第三部分就是为什么要写这份报告。这里要陈述海关的具体疑问或者海关的具体要求,针对性要非常明确,一般要把报告单号或者其他海关出具的文件编号展示出来。

第四部分就是说明的具体内容。要以事实为依据,对海关提出的问题做出符合逻辑,事实清楚的说明。切不可空口无凭,更不能随意编造理由。

第五部分是表明立场。对海关提出的问题做个总结,然后表明报告人的明确立场。是接受还是反对,是正确还是错误的,都要明确表明。

第六部分就是是否有其他补充或者进一步的其他请求。

第七部分就是落款。报告人盖章,签名,日期等。

以上就是一份好的报告应该具备的原则和内容。当然,货主或者代理人向海关打的报告,跟严格意义上的工作还是有一定的区别,至少没有明确的格式和行文规范。

从格式上来说,好的格式让阅读者更加舒服,所以对格式本文也简单分享一下。

报告的主题适用宋体小二号或者三号字体,可以加黑或者不加。正文适用宋体的四号字体或者小四号,采用1.5倍行距。第一部分的称谓顶格,这个应该很多人都知道。后面每个部分的内容要用段落划分出来,落款在右下角。

无论如何,货主或者代理人在进出口申报的过程中,合法合规才是首要的条件。碰到海关提出的问题也要以客观事实为基础说明情况,切不可存在侥幸心理,企图蒙骗过关是不可能,也会因此收到应有的惩罚。

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